Hledáme Asistentku/ta, týmovou administrativní podporu

Jsi rád/a v kontaktu s lidmi, zařizování a řešení činností všeho druhu jsou aktivity, které tě nabíjejí? Rád/a máš ve věcech systém a pořádek? Eviduješ rád/a tabulky s různými údaji? Líbí se ti pracovat v instituci zabývající se vzděláváním odborné i široké veřejnosti? Upřednostňuješ v práci svobodu spojenou se zodpovědností nad velkou částí agend? Záleží ti na tom, aby věci byly dotažené do zdárného konce? V opakovaných administrativních činnostech nevidíš rutinu, ale naopak výzvu, jak je vylepšit a vytvořit dobře zaběhnutý systém? Odpověď je ano? Vítej v našem týmu! Organizace Český institut biosyntézy hledá asistenta/ku, který/á by nám pomohl/a udržovat hladký chod kanceláře.

JAKÝ JSME TÝM A CO TVOŘÍ PRACOVNÍ DEN?

Kancelář Českého institutu biosyntézy je středobodem mezi všemi jeho členy, vedením, spolupracovníky a zájemci o vzdělávání. Kancelář podporuje, pečuje a zajišťuje chod celého institutu. Tým kanceláře tvoří: asistentka, office manažerka a ředitelka institutu + externí kolegové jako IT, PR, správní rada, lektoři, správce webu, zahradník, správce budovy apod. Vždy pracujeme týmově a pomáháme si navzájem, nicméně každý vede a zodpovídá za svou agendu. Při větších akcí se o úkoly dělíme a vždy se informujeme, abychom vystupovali jednotně a efektivně.

Administrativa:

  • Spravuješ centrální e-maily instituce a odpovídášna nejrůznější dotazy, jelikož o všem máš povědomí a víš jak to u nás chodí, případně přeposíláš kompetentním osobám k odpovědi
  • Registruješ účastníky na workshopy
  • Vystavuješ faktury za workshopy a hlídáš jejich úhradu (v aplikaci NetSuite)
  • Informuješ účastníky před workshopem o jeho průběhu
  • Aktualizuješ celoroční harmonogram instituce - máš přehled o termínech výcviků, workshopů a tzv. minima (celoroční vzdělávací cyklus)
  • Hledáš vhodné asistenty na výcviky z našeho seznamu, zakládáš prezenční listiny a zápisy z workshopů a výcviků
  • Vedeš pokladnu (zajišťuješ jak nákupy, tak následné vyúčtování)
  • Jsi také knihovnicí/knihovníkem a vedeš výpůjčky odborné literatury
  • Vedeš a denně aktualizuješ tabulky (odučené hodiny, informace o účastnících, naplněnost workshopů apod. )
  • Obstráváš různé schůzky a drobné pochůzky, zajišťuješ rezervaci místností (výjimečně)

Akademická část:

  • Vystavuješ diplomy absolventům výcviku a minima (1xročně)
  • Kontroluješ studijní indexy (počty absolvovaných hodinapod.)
  • Vystavuješ potvrzení účastníkům o absolvování workshopů
  • Žádáš o akreditace workshopů (dle předvyplněného formuláře) a hlídáš podávání žádostí
  • Informuješ lektory a účastníky o nádcházejících modulech výuky
  • Archivuješ a zveřejňuješ na web závěrečné práce studentů

Provozní a pečující část:

  • V kanceláři se pořád něco děje - ať už přijde návštěva či účastníci a je třeba připravit prostor pro workshop nebo výcvik, postarat se o lektory, případněje potřeba doplňovat naší sladkou spižírnu s kávou a celkově udržovat příjemné prostředí naší prvorepublikové vily na Praze 6
  • Organizuješ a plánuješ si celý den společně s ostatními členy týmu, aby jste byli efektivní a týmoví

CO BUDEŠ K TÉTO PRÁCI POTŘEBOVAT?

  • Administrativní práce pro Tebe nebude žádné překvápko, protože už máš nějaké zkušenosti s asistentskou rolí.
  • Schopnost vstřícně a vlídně komunikace napříč organizací.
  • Spoléháme na tvou důslednost, smysl pro detail, schopnost dotahovat činnosti do konce - nepostradatelná dovednost.
  • V opakovaných činnostech nevidíš rutinu, ale naopak výzvu, jak je vylepšit a vytvořit z nich dobře zaběhnutý systém. Vždycky oceníme, když přijdeš s novým nápadem, jak věci zefektivnit!
  • Máš jistotu, že by Tě tato činnost naplňovala a mohli bychom se na Tebe spolehnout na delší dobu, než jen pár měsíců.
  • Podmínkou je znalost Excel, Word a Google Doc.
  • Jsi v pohodě s chozením do kanceláře na 8.30 ráno. Je to samozřejmě na domluvě s ostatními v týmu, ale vždy musí být někdo v kanceláři od 8.30 ráno.
  • Jsi tu s námi a pro nás, my si budeme naopak tvé práce cenit a práci si zpříjemňovat účastí na akcích se členy institutu. Máš ojedinělou možnost být v kontaktu s lidmi z odborného prostředí terapeutických služeb + nahlédnout do projektu Sociální kliniky, která s námi sdílí kancelář a úzce spolupracuje.

CO TI NABÍDNEME?

  • Práce s Apple vybavením
  • Přátelské a flexibilní prostředí; bezva kolegové
  • Krásné prostředí Prahy 6 - Hanspaulky, celá vila k dispozici i se zahradou a terasou
  • Forma spolupráce na pracovní smlouvu na dobu neurčitou, plný úvazek
  • Nástup během října

V případě zájmu pošli, prosím, svůj životopis a stručný motivační dopis nejpozději do 15. 10. 2021 na email: veronika.reskova@biosynteza.cz